Politica de Protección de Datos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Disposiciones Generales

DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. dando cumplimiento a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.; y manteniendo su compromiso por el respeto al derecho al habeas data de sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que tengan alguna relación con la compañía y de quien se haga tratamiento de los datos de carácter personal, mediante el presente documento establece la política de protección de datos personales que tiene como objeto establecer los procedimientos y mecanismos para proteger el mencionado derecho.

2. Objetivos

Dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales colombiana
Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales

3. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento. 
Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales. 
Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables. 
Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.  Dato
Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público. 
Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la Ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado. Son considerados datos públicos entre otros la actividad económica u oficio. Estos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, gacetas, documentos públicos. Etc. 
Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales, datos biométricos.
Titular: Persona natural (cliente, proveedor, trabajador, o cualquier persona que tenga un vínculo con DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. cuyos datos personales sean objetos de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos, requeridos para el normal desarrollo de la actividad de DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S
 Consultas: Solicitud del titular de la información o de las personas autorizadas por este o por la ley, para acceder a la información que reposa sobre el titular en las bases de datos o archivos.
 Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos. En este caso, el responsable del tratamiento de la información es DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S, con domicilio en la Calle 93 No. 15-51 Of. 201 de la ciudad de Bogotá D.C. página Web www.dvocolombia.com, correo electrónico asistenteadministrativo@dvocolombia.com y teléfono (571) 6106591.
 Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.
 Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

4. Principios del tratamiento de la información personal

El tratamiento de los datos de carácter personal se regirá por los siguientes principios, que serán aplicados por DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. en calidad de Responsable:

4.1. Principios

4.1.1. Principio de Legalidad

El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

4.1.2. Principio de libertad

El tratamiento de la información personal, solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización a menos de que sea un dato público o que se enmarque en alguna de la excepciones contenidas en la Ley.

4.1.3. Principio de finalidad

El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución, la ley, la cual debe ser informada al Titular.

4.1.4. Principio de temporalidad

Los datos personales únicamente se podrán conservarse durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento, las exigencias legales o instrucciones de las entidades de vigilancia y/o control.

4.1.5. Principio de la no discriminación

Está prohibido que se realice algún acto de discriminación basándose en las informaciones recaudadas en nuestra base de datos.

4.1.6. Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4.1.7. Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento por el Responsable o Encargado a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.1.8. Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho al titular a obtener del responsable o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

4.1.9. Principio de acceso y circulación restringida.

Únicamente se le dará acceso y circulación de los datos personales a las siguientes partes interesadas:

A las personas autorizadas por el titular.
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular de los datos.
A los funcionarios de la DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S., que por objeto de sus labores requieran acceso a esta información.

4.1.10. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no contengan la naturaleza de datos públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

5. Finalidades del tratamiento de los datos personales

DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S., utilizará los datos personales recolectados para las siguientes finalidades:

5.1. Clientes

Fines contractuales, comerciales, administrativos y contables.
Enviar cotizaciones.
Informar sobre cambios de productos o servicios.
Realizar seguimiento y servicio post venta.
Realizar invitaciones al showrooom, ofertar nuevos productos, o todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. a través de diferentes canales como SMS, correo electrónico, teléfono, WhatsApp.
Gestionar trámites como solicitudes, Recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), análisis de riesgos, estudios de perfiles de los clientes, encuestas de satisfacción respecto a los productos o servicios ofrecidos por la Compañía o empresas vinculadas a través de convenios y aliados comerciales.
Brindar la información de contacto al área de cartera con el ánimo de realizar las gestiones de cobro pertinentes.
Brindar la información de contacto a la fuerza comercial o redes de distribución con el ánimo de promocionar el portafolio de la Compañía.
Suministrar a las entidades de control y vigilancia o asociaciones gremiales, los datos personales necesarios para la realización de estudios y en general para la administración de los sistemas de información.
Transferencia y/o transmisión de datos nacional o internacional a proveedores con los que DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S., desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social.
Para cualquier otra actividad de naturaleza legal y que sea necesaria para el desarrollo del objeto social DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S.,

5.2. Candidatos

Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
Envío ofertas de trabajo

5.3. Trabajadores

Gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y en general asuntos relacionados con nómina.
Gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales
Emisión de certificaciones relativas a su condición como Trabajador tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
Reportes ante las autoridades de vigilancia y control
Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.

 Generar copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S.,

Validaciones de referencias laborales y académicas
Demás usos administrativos, comerciales, y laborales que deriven de la actividad laboral
Transferencia o transmisión a proveedores de servicios y aliados de DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.

5.4. Proveedores

Cumplimiento de todos los fines relacionados con el desarrollo de la actividad económica de la Compañía
Gestionar el proceso de vinculación como proveedor
Elaboración de órdenes de compra.
Negociación de contratos.
Ejecución y cumplimiento de los contratos celebrados.
Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacional de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana
Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad

5.5. Accionistas:

• Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.

• Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social

• Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.

6. Derechos y Deberes para el tratamiento de datos personales

6.1. Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento por parte de DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su sucesor podrán ejercer los siguientes derechos:

a. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A. para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada seis meses.

b. Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento. La supresión del dato se podrá llevar a cabo siempre que no exista un deber legal o contractual de mantenerlo.

c. Derecho a solicitar prueba de la autorización: En virtud del cual el titular podrá solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de sus datos, salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

d. Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.

e. Derecho a ser informado: por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

f. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

6.2. Deberes de DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.

DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

a. Deberes cuando actúa como responsable:

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
 Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección
 Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por ley
 Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política y en la ley se cumplan
 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
 Actualizar la información cuando sea necesario.
 Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

b. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la
presente política.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

c. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.2. del decreto 1074 de 2015.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

d. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

 Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Canales de acceso

EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN será el responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. al correo electrónico asistenteadministrativo@dvocolombia.com o llamar a la línea telefónica 6106591.

8. Procedimiento consultas, quejas y reclamos

Consultas

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:

 El nombre y copia de la cédula de ciudadanía del Titular.
 En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar a la consulta:

a) Copia Documento de identidad.

b) Documento que acredite la calidad en que obra.

c) Copia documento de identidad del Titular.

 Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:

a) Copia Documento de identidad.

b) Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).

c) Copia documento de identidad del Titular.

d) En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.

 Descripción completa de la consulta.

 Dirección y datos de contacto del consultante.

Quejas y/o reclamos

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o

reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:

 El nombre y copia de la cédula de ciudadanía del Titular.

 En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo, deberá adjuntar:

a) Copia Documento de identidad.

b) Documento que acredite la calidad en que obra.

c) Copia documento de identidad del Titular.

 Si se trata de un representante legal y/o apoderado:

a) Copia Documento de identidad.

b) Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).

c) Copia documento de identidad del Titular.

d) En caso de que el representado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.

 Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
 El objeto perseguido.
 Dirección y datos de contacto del reclamante.

9. Seguridad de la información

DELLA VALENTINA COLOMBIA S.A.S. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, las cuales van encaminadas a asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y las bases de datos de nuestros clientes o cualquier persona que tenga algún vínculo con la Compañía. Las diferentes medidas de seguridad de encuentran descritas en la Política de Seguridad de la Información de la compañía.

10. Vigencia

Estas Políticas son una modificación de las Políticas de Tratamiento de datos personales que rigieron desde el 18 de marzo de 2005. La presente Política empezará a regir a partir de 01 de enero de 2020.

Cualquier cambio que se realice a la presente política se informará a los usuarios a través de la correspondiente para consulta general, esta política de tratamiento de la información personal. actualización de su contenido en nuestra página web www.dvocolombia.com.